Бухгалтерский учет и аудит движения наличных денежных средств

скачать (742.5 kb.)

1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   12

2.4 Учет поступления и хранения денежных средств



Прием наличных денег в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам, который подписывает главный бухгалтер предприятия и начальник финансового отдела (приложение М).

Выписка приходного ордера, по аналогии с расходным, осуществляется бухгалтером по учету кассовых операций автоматизировано.

По факту приема денег, лицу, которое их внесло, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью кассира.

При приеме денежных билетов и монеты в платежи кассиры предприятий руководствуется установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

Кратко рассмотрим оформление основных хозяйственных операций на оприходование наличных денежных средств.

Так, согласно приходному кассовому ордеру от 01.02.05, № 3780, через Парфенову С.Н. в кассу поступили наличные денежные средства с расчетного счета завода для покрытия текущих хозяйственных нужд. На основании отчета кассира, бухгалтером по учету кассовых операций была сформирована следующая запись:

Д 50 «Касса» К 51 «Расчетный счет»

В ряде случаев, при реализации товарно-материальных ценностей, покупатели и заказчики погашают ранее признанную задолженности за проданные продукцию, товары, выполненные работы, оказанные услуги наличными денежными средствами.

Так, 01.02.05, по приходному кассовому ордеру №3776 предприниматель Сонина Г.Ф. оплатила заводу 9488-29 руб. На основании документов, бухгалтер по учету кассовых операций сделал следующую проводку:

Д 50 «Касса» К 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

При получении денежных средств от покупателей и заказчиков возникает методологическая проблема. Как известно, приход наличных денег завода от другой оформляется следующим образом. На сумму полученных наличных денег организации пробивают кассовый чек и, кроме того, обязательно выписывают приходный кассовый ордер.

Такой порядок применяется по требованию налоговых органов. Они исходят из того, что организации, получая наличные деньги, обязаны пробивать кассовый чек на основании Закона № 54-ФЗ. Напомним, что в этом законе говорится, что наличные денежные расчеты за реализованные товары (выполненные работы, оказанные услуги) должны осуществляться с применением контрольно-кассовой техники (ККТ). При этом покупателям независимо от того, гражданин это или организация, надо выдавать кассовые чеки.

Приходный кассовый ордер продавцы должны выписывать, руководствуясь пунктом 13 Порядка, который после принятия Закона № 54-ФЗ по-прежнему продолжает действовать. В этом пункте предусмотрено, что прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным распоряжением руководителя предприятия.

Таким образом, при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денег обязательно пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. Но, соблюдая эти правила, организации, по сути, должны отражать поступившие наличные деньги в кассовой книге два раза.

Первый раз они записывают полученную сумму в кассовой книге на основании приходного кассового ордера, а второй - после снятия Z-отчета с ККТ.

Чтобы избежать двойного отражения поступивших сумм, учет в кассовой книге ведется следующим образом. После снятия Z-отчета с ККТ выручку в кассовой книге нужно отражать за минусом сумм, на которые уже выписан приходный кассовый ордер и которые в ней уже записаны. Именно такой выход предлагают в своих письмах налоговые органы.

Нарушать этот порядок, то есть оформлять приход денег одним из названных выше документов, по ряду причин нельзя. Так, если бухгалтер заполнит приходный кассовый ордер, но не выдаст кассовый чек, то в этом случае он нарушит законодательство о применении ККТ. Статьей 14.5 КоАП РФ за такое деяние предусмотрен административный штраф. Его размер составляет от 3000 до 4000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 40 000 руб. для организаций.

Если бухгалтер, напротив, выдаст кассовый чек, но не заполнит приходный кассовый ордер, тогда банк, обслуживающий эту организацию, может расценить отсутствие этого документа как неоприходование в кассу денежной наличности. Дело в том, что действующий порядок требует проверять соблюдение правил работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций. При проверке банки руководствуются пунктом 13 Порядка. В нем установлено, что принимать деньги в кассу организации должны по приходному кассовому ордеру.

Штрафовать организацию за это нарушение будет не банк. На основании полученных из банка сведений штраф за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций взимают налоговые органы. Согласно статье 15.1 КоАП РФ они имеют право оштрафовать организацию на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб., а ее должностных лиц на сумму от 4000 руб. до 5000 руб. Организациям же в этом случае придется доказывать, что на самом деле нарушения нет. Поэтому, чтобы не допускать нареканий со стороны контролирующих органов, принимая наличные деньги от организации, надо выдать ей и приходный кассовый ордер, и чек.

Другая проблема, появляется у организаций, когда наличными деньгами они расплачиваются за купленные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Такая оплата, как правило, производится через подотчетных лиц организации.

Приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг) должно быть подтверждено соответствующими документами. Вид этих документов зависит от двух факторов.

Во-первых, от имени кого работник, получивший деньги под отчет, выступает во время оплаты товаров (работ, услуг)? А именно: действует он от своего имени, то есть как физическое лицо, или от имени организации как ее представитель. Частным лицом он является, если у него нет доверенности от организации. При наличии довереннности он уже выступает как представитель организации.

Во-вторых, как он оплачивает товар (работы, услуги): через кассира- операциониста (например, в организации розничной торговли), через приемщика заказов (например, в организации бытового обслуживания населения) или непосредственно в кассу организации? Рассмотрим эти варианты оплаты.

Если работник выступает как частное лицо и при этом оплачивает товары (работы, услуги) через кассира-операциониста (приемщика заказов), то организация вправе выдать покупателю только кассовый чек или иной документ, подтверждающий оплату. Например, бланк строгой отчетности. Приходные кассовые ордера и счета-фактуры при такой оплате организации выписывать не обязаны. Поэтому квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру работнику не выдадут.

Объясняется это следующим. Согласно пункту 13 Порядка приходные кассовые ордера оформляются при поступлении денег в кассу предприятия. В пункте 29 этого документа сказано, что кассой является изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Такое помещение должно иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки. Оно должно закрываться на две двери: внешнюю и внутреннюю. В кассе должно быть специальное окошко для выдачи и получения денег. Помимо этого помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

Понятно, что место, где принимают деньги кассир-операционист и приемщик заказов, под это определение не подходит. А значит, оно не является кассой организации и приходный кассовый ордер в этом случае не оформляется. Кроме того, кассир-операционист и приемщик заказов в своей работе руководствуются не Порядком, а Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Данный документ утвержден письмом Минфина России от 30.08.93 № 104. Согласно этим правилам оприходование денег и отражение их в кассовой книге в обязанности кассира-операциониста и приемщика заказов не входит. Эту работу, как правило, выполняет старший (главный) кассир, состоящий в штате организации.

Что касается счетов-фактур, то они в рассматриваемом случае не выписываются на основании пункта 7 статьи 168 НК РФ. В нем говорится, что требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Речь идет об организациях, которые реализуют товары за наличный расчет, выполняют работы и оказывают платные услуги непосредственно населению.

Несколько иначе оформляются расчеты, если работник, не имея доверенности, вносит деньги за товары (работы, услуги) прямо в кассу организации-продавца. Счет-фактура в этом случае также не выписывается. Однако помимо кассового чека организация-продавец должна выдать работнику квитанцию к приходному кассовому ордеру. Таким образом, документами, подтверждающими оплату наличными деньгами товаров (работ, услуг), в рассматриваемой ситуации являются кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру, которые выдала организация-продавец.

Поскольку работник, не имеющий доверенности организации, при расчетах выступает как частное лицо, в отношении него действуют нормы Налогового кодекса, касающиеся физических лиц, а именно пункта 6 статьи 168. Этим пунктом установлено следующее. При реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма НДС включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма НДС не выделяется.

Это означает, что, даже если НДС будет выделен отдельной строкой в кассовом и товарном чеках, при отсутствии счета-фактуры у организации-покупателя нет права на вычет НДС. Ведь согласно статье 172 НК РФ счет-фактура является одним из документов, который необходим для предъявления уплаченного НДС к вычету.

Работник как представитель организации. Работник, выступающий от имени организации, должен иметь доверенность. Выдача доверенности регулируется статьей 185 Гражданского кодекса. В этой статье сказано, что доверенность представляет собой письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени организации должна выдаваться за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами. Она заверяется печатью организации. Доверенность, выдаваемая государственным и муниципальным предприятием, должна быть подписана главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность оформляется бухгалтерией организации в одном экземпляре и выдается получателю под расписку. Сегодня используются формы доверенности № М-2 и М-2а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Форму № М-2а применяют организации, в которых получение товарно-материальных ценностей по доверенности носит постоянный характер.

Выдача доверенностей регистрируется в специальном журнале. В доверенности должны быть заполнены все предусмотренные реквизиты. Она должна иметь образец подписи лица, на которое она выписана. Как правило, доверенность выдается на 15 дней. Однако в ряде случаев она может быть выдана на месяц. Такая доверенность используется для получения материальных ценностей, оплаченных в порядке плановых платежей.

Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, организация-продавец выписывает товарную накладную по форме № ТОРГ-12. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

Давайте посмотрим, какие документы должны быть выданы подотчетному лицу, оплачивающему товары (работы, услуги) от имени организации-покупателя по доверенности.

В подтверждение получения денег от подотчетного лица организация-поставщик товаров (или организация - исполнитель работ, услуг) обязана выписать приходный кассовый ордер. Квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная подписями главного бухгалтера организации-продавца (организации-исполнителя) или лица, на это уполномоченного, и кассира, с печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается подотчетному лицу - представителю организации.

Кроме того, ему должен быть выдан кассовый чек. Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ поставщик товара (исполнитель работ, услуг) обязан выписать подотчетному лицу, действующему по доверенности, счет-фактуру.

Обратите внимание: наличие у организации всех перечисленных документов дает ей право сумму НДС, уплаченную в стоимости товаров (работ, услуг), предъявить к вычету из бюджета.

Если среди названных документов по каким-либо причинам не окажется кассового чека, применить вычет по НДС организация не сможет. Такую позиция высказал Минфин России в письме от 17.06.2004 № 03-03-11/100. Как считает главное финансовое ведомство, кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товаров. Если чека нет, то не соблюдаются условия, указанные в пункте 2 статьи 171 НК РФ, которые необходимы для получения налогового вычета.

Подотчетное лицо, купившее товар для организации или оплатившее выполненные работы и услуги, обязано отчитаться перед бухгалтерией организации об израсходованных суммах. Причем сделать это нужно не позднее трех дней после истечения срока, на который были выданы наличные деньги. Отчет составляется по форме № АО-1 «Авансовый отчет», которая утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. В отчете отражается остаток или перерасход выданных денежных средств. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет бухгалтерия принимает к учету. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать по приходному кассовому ордеру в кассу организации. Перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход наличных денег подотчетным лицом.

Таким образом, нами рассмотрен порядок расчетов с покупателями и заказчиками за наличный расчет. Установлено, что неправильное оформление кассовых и расчетных документов как минимум грозить не вычетом налога на добавленную стоимость, а как максимум - штрафом со стороны налоговых органов.

Продолжим анализ хозяйственных операций по движению денежных средств в кассе предприятия. Одной из них является возврат работниками в кассу неизрасходованных сумм, ранее выданных им под отчет. Так, Дмитриев В.Е. 05.02.2005 года. работник завода внес в кассу предприятия 1500руб. Бухгалтер осуществил следующую запись: (приложение Н)

Д 50 «Касса» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Отражение поступления наличных денежных средств, внесенных работником организации в погашение причиненного им материального ущерба оформляется следующей бухгалтерской записью:

Д 50 «Касса» К 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Другой группой хозяйственных операций является оприходование наличных денежных средств от обособленных подразделений завода. Отметим, что торговому дому «Кумир», комбинату общественного питания не разрешено иметь собственных касс. Однако они ведут прием денежных средств от населения за реализованные товары, работы. В этом случае, в рамках своего баланса, на сумму полученных средств делается запись:

Д 90 «Продажи» К 41 «Товары» на сумму реализации

К моменту окончания трудового дня, наличные денежные средства сдаются в кассу завода. В этом случае, в рамках обособленных балансов делается запись:

Д 79 «Внутрихозяйственные расчеты» К 90 «Продажи»

В рамках баланса ОАО «Ульяновский механический завод» делается проводка:

Д 50 «Касса» К 79 «Внутрихозяйственные расчеты»

Такая операция присутствовала в частности 01.02. 2005 года, когда комбинат общественного питания передал заводу 10570 руб. по приходному ордеру № 3779 через работника Тагирову Р.К.(приложение П)

В ОАО «Ульяновский механический завод» имеется коммерческо-торговый отдел «КТО «Кумир». Оно оказывает услуги населению за наличный расчет.

11.02.2005 года в кассу завода была сдана выручка отдела по приходному кассовому ордеру № 3815. Отражение поступления денежных средств в оплату оказанных услуг оформляется следующей проводкой (приложение Р) Д 50 «Касса» К 90 «Продажи»

Таким образом, нами рассмотрен сложившийся порядок документального оформления и учета движения наличных денежных средств в ОАО «Ульяновский механический завод». В заключении, рассмотрим порядок хранения денежных средств на предприятии.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Все наличные деньги на предприятии хранятся в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и другом хранятся в отделе режима предприятия.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному заводу, категорически запрещено.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

На предприятии имеется большое количество подразделений и оплата труда производится по письменному приказу руководителя предприятия другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.

Таким образом, рассмотренный порядок учета их хранения наличных денежных средств позволяет обеспечить сохранность денег, точность и своевременность их отражения в учете.

1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   12

2.4 Учет поступления и хранения денежных средств



Рефераты Практические задания Лекции
Учебный контент

© ref.rushkolnik.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации