Создание баз данных в приложениях Microsoft Office

скачать (10146.4 kb.)

  1   2

КУРСОВАЯ РАБОТА


по дисциплине: «Информатика»


Введение
В течение многих лет на рынке программного обеспечения широкой популярностью пользуются офисные системы (пакеты программ), разработанные сотрудниками фирмы Microsoft. В связи с тем, что она является еще и разработчиком наиболее популярных операционных систем семейства Windows. Пользовательский интерфейс пакета Microsoft Office использует те же самые инструменты, которые применены в ОС Windows. Пользователь, имеющий навыки работы с ОС Windows, относительно легко осваивает и программы, входящие в состав MS Office.

Пакет MS Office помогает решать множество функциональных задач пользователя. В его состав входят такие приложения как текстовый редактор Word, электронная таблица Exсel, система управления реляционными базами данных Access и др., с помощью которых можно создавать текстовые документы, электронные таблицы данных, базы данных и т.д.

При выполнении практической части работы были решены следующие задачи: построена таблица по приведенным данным, выполнен расчет исходящих остатков вкладов, организованы межтабличные связи для автоматического формирования ведомости остатков вкладов с начисленными процентами, результаты вычислений представлены графически.

Для оформления и выполнения работы был использован ПК AMD AthlonXP 2200+ , 1.80 ГГц, 768 ОЗУ, версия Windows XP Professional 2006 SP2P, Microsoft Office 2007.

1. Теоретическая часть
.1 Пакет MS Office
Офисный пакет (office suite) - набор взаимосвязанных компьютерных программ, предназначенных для удовлетворения запросов офисных работников. Наибольшая доля рынка этих программных продуктов принадлежит корпорации Microsoft (MS). Сегодня MS Office - основной офисный пакет, собственные форматы которого стали стандартом де-факто, а названия Word и Excel для многих превратились в синонимы понятий «текстовый процессор» и «табличный процессор».

База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Список - набор строк таблицы, содержащий связанные данные.
1.2 Состав пакета MS Office
MS Office состоит из следующих частей:

Microsoft Office Word - программа, предназначенная для создания, оформления и редактирования различных текстовых документов: служебных писем, списков, актов, отчетов, нормативных документов табличного вида.

Microsoft Office Excel - является средством, позволяющим использовать для расчетов электронных таблицы данных, а также строить различные виды графиков и диаграмм. При изменении исходных данных пересчет таблиц происходит автоматически. Excel обеспечивает взаимодействие со всеми программными продуктами, входящими в Microsoft Office.

Microsoft Office Access - система управления базами данных (СУБД) предназначена для создания баз данных, необходимых индивидуальным пользователям и подразделениям. Кроме того, данная компонента MS Office предоставляет клиентам удобный интерфейс для доступа к более масштабным серверным хранилищам информации (например, Microsoft SQL Server), которыми раньше могли воспользоваться только профессиональные администраторы баз данных. Access предлагает пользователям с любым уровнем подготовки удобные средства поиска, управления и обмена данными.

Microsoft Office PowerPoint - программа, предназначенная для создания демонстрационных материалов, позволяющих во время выступления в аудитории пользоваться визуальными и звуковыми средствами.

Microsoft Office Outlook - программа, предназначенная для управления перепиской и личными сведениями, которая облегчает работу с сообщениями, организацию встреч, контактов [1, С.215-216].

Так же в пакет MS Office входят приложения Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Info Path 2003, Microsoft Office One Note 2003.
.3 Создание списков в Microsoft Word
Многоцелевой текстовый редактор MS Word (текстовый процессор) с одной стороны, достаточно доступен в освоении, а с другой - является профессиональной системой, предназначенной для разработки сложных документов, включая подготовку бюллетеней и книг с графическими материалами, списков и др.

При оформлении нумерованных списков следует иметь в виду, что элементом списка может быть только абзац. Список, набранный в строку, автоматически пронумеровать нельзя.

Для создания простейшего нумерованного списка надо выделить нумеруемые абзацы и нажать кнопку Нумерованный список по умолчанию панели инструментов Форматирование. Для оформления нумерованного списка выполните команду Формат/Список или команду Список контекстного меню. Во вкладке Нумерованный диалогового окна Список (рис. 1.1) выберите желаемый вариант оформления и дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши.


Рис. 1.1. Выбор вида нумерованного списка во вкладке "Нумерованный" диалогового окна "Список"
Каждый вариант оформления нумерованного списка имеет свои параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть изменены. Параметры списка можно изменять. Для этого во вкладке Нумерованный диалогового окна Список (см. рис. 1.1) выберите какой-либо вариант оформления и нажмите кнопку Изменить. После этого появится диалоговое окно Изменение нумерованного списка. В раскрывающемся списке Нумерация можно выбрать требуемый вид нумерации. В счетчике Начать с можно установить начальный номер нумерации. В раскрывающемся списке Положение номера можно выбрать вид выравнивания номеров, а в счетчике На - положение номеров относительно левого поля. В счетчике Табуляция после можно установить позицию табуляции, устанавливающей отступ первой строки абзаца от номера. В счетчике Отступ можно установить отступ абзаца от левого поля. В поле Формат номера можно к номерам добавить какой-либо текст. Текст можно вводить как перед номером, так и после него. Обычно номера имеют те же параметры шрифта, что и нумеруемый список. Если требуется изменить параметры шрифта номеров, надо нажать кнопку Шрифт и затем во вкладках Шрифт и Интервал, а при особом желании и во вкладке Анимация, диалогового окна Шрифт установить требуемые параметры шрифта.

Оформление маркированных списков

При оформлении маркированных списков следует иметь в виду, что элементом списка может быть только абзац. Список, набранный в строку, отметить маркерами нельзя. Для создания простейшего маркированного списка выделите абзацы и нажмите кнопку Маркированный список по умолчанию панели инструментов Форматирование

Для оформления маркированного списка выполните команду Формат/Список или команду Список контекстного меню. Во вкладке Маркированный диалогового окна Список (рис. 1.2) выберите желаемый вариант оформления и дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши.


Рис. 1.2. Выбор вида маркированного списка во вкладке "Маркированный" диалогового окна "Список"
Каждый вариант оформления маркированного списка имеет свои параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть изменены. Параметры оформляемого списка можно изменять. Для этого во вкладке Маркированный диалогового окна Список (см. рис. 1.2) следует выбрать какой-либо вариант оформления и нажать кнопку Изменить. После этого появится диалоговое окно Изменение маркированного списка.

Оформление многоуровневых списков

Для создания многоуровневого списка текст документа должен быть соответствующим образом подготовлен. Если необходимо применить многоуровневый список к заголовкам документа, эти заголовки должны быть оформлены соответствующими стилями. Если необходимо применить многоуровневый список к обычному тексту, абзацы, оформляемые с использованием списка, должны различаться отступами слева. Чем ниже уровень текста, тем больше должен быть отступ первой строки или отступ слева для всего абзаца. Разница в отступах должна быть не менее 0,32 см. Чем больший отступ имеет абзац, тем ниже будет его уровень. Отступы можно назначить до применения многоуровневого списка или после его установки. Для оформления многоуровневого списка подготовленный текст выделяют, а затем выполняют команду Формат/Список или команду Список контекстного меню. Во вкладке Многоуровневый диалогового окна Список (рис. 1.3) надо выбрать желаемый вариант оформления и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.




Рис. 1.3. Выбор вида многоуровневого списка во вкладке "Многоуровневый" диалогового окна "Список"
Первоначально список не имеет уровней. Для понижения уровня списка надо выделить абзац (абзацы) и нажать кнопку Увеличить отступ панели Форматирование, для повышения уровня - кнопку Уменьшить отступ. В зависимости от того, что было выбрано, текст будет оформлен маркерами или нумерацией. Так же, как и при оформлении других списков, каждый вариант оформления многоуровневого списка имеет свои параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть изменены. Кроме этого, некоторые виды многоуровневых списков задают нумеруемому тексту стили заголовков. Для дальнейшего применения последнего из использовавшихся вариантов оформления многоуровневого списка, независимо от того, какой многоуровневый список был применен (маркированный, нумерованный или комбинированный), можно нажать кнопку Нумерованный список по умолчанию панели инструментов Форматирование. Эту же кнопку удобно использовать для удаления оформления многоуровневого списка. Достаточно выделить фрагмент документа, для которого необходимо удалить оформление, и нажать кнопку Нумерованный список по умолчанию. Оформление будет снято. После установки всех изменений в диалоговом окне Изменение маркированного списка необходимо нажать кнопку ОК. Список будет оформлен с указанными параметрами, а во вкладке Маркированный диалогового окна Список вместо измененного появится новый вариант списка. Для восстановления исходных параметров оформления списка во вкладке Маркированный диалогового окна Список следует нажать кнопку Сброс. Для дальнейшего применения последнего из использовавшихся вариантов оформления маркированного списка можно нажать кнопку Маркированный список по умолчанию панели инструментов Форматирование. Эту же кнопку удобно использовать для удаления оформления маркированным списком. Достаточно выделить фрагмент документа, для которого необходимо удалить оформление, и нажать кнопку Маркированный список по умолчанию. Оформление будет снято [2, С. 197-199].

база данные ведомость межтабличный

1.4 Создание баз данных в Microsoft Exсel
База данных или список в Excel - это таблица, содержащая связанные друг с другом части информации. Например, можно создать базу данных имен и адресов сотрудников. Она будет содержать имя и фамилию каждого сотрудника, его адрес, телефон и т.д. Разумно расположить информацию о каждом сотруднике по строкам, а однородную информацию - по столбцам. Каждая строка в такой таблице (базе данных) называется Записью. Каждый столбец, содержащий однородную информацию, называется Полем.

Первый этап работы над новой базой данных - это сбор и упорядочение информации. На втором этапе создается структура базы данных: первая строка базы данных должна содержать заголовки, которые называются Именами полей; столбцы должны быть расположены рядом друг с другом и т.д. Третий этап - ввод данных.

Хотя вводить данные в базу можно и вручную, гораздо проще сделать это с помощью формы базы данных. Чтобы создать форму для заполнения базы данных, надо выполнить следующее: выделить любую ячейку в строке ниже строки заголовков. Выполнить команду Данные > Форма. На экране появится диалоговое окно ввода данных. Каждое поле этого диалогового окна соответствует полю базы данных. Заполнить каждое поле данными и нажать кнопку Добавить для перехода к следующей записи. После ввода данных в последнюю запись нажать кнопку ОК. Щелкнув в любом месте базы данных и выбрав команду Данные > Форма, можно когда угодно добавить новые данные. Они автоматически помещаются в конец списка.

Сортировка данных.

Сортировка позволяет выстраивать данные в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию или убыванию. Чтобы отсортировать данные: выделить любую ячейку базы данных. Выполнить команду Данные > Сортировка. В раскрывающемся списке "Сортировать по" выбрать имя поля по которому будет производиться сортировка. Выбрать один из переключателей: "по возрастанию" или "по убыванию". Если сортировка осуществляется по нескольким полям, то заполнить списки "Затем по" и "В последнюю очередь по".

Поиск данных.

Чтобы с помощью формы данных найти необходимые записи: выделить любую ячейку базы данных. Выполнить команду Данные> Форма. Откроется форма данных, здесь нажать кнопку Критерии. Произойдет очистка полей и изменение некоторых кнопок. Перейти к полю, которое будет участвовать в определении критерия, и ввести критерий. Нажать кнопку Далее или Назад, чтобы перейти к записи, удовлетворяющей введенному критерию. Фильтрация данных с помощью средства-Автофильтр.

С помощью этого средства можно оставить на рабочем листе только те записи базы данных, которые удовлетворяют определенным условиям. Для этого надо выполнить команду Данные > Фильтр > Автофильтр. После выполнения этой команды справа от имени каждого поля фильтруемой базы данных появится кнопка со стрелкой. Щелчком по этой кнопке открывается список, который содержит следующие критерии: Все, Первые 10, Условие, Точное, Пустые, Непустые. После установки нужного критерия все записи, которые не удовлетворяют критерию, будут скрыты. Критерии можно устанавливать для нескольких полей.

Фильтрация с помощью Расширенного фильтра.

Расширенный фильтр требует большей работы, чем Автофильтр, но и предоставляемые им возможности шире. Для использования расширенного фильтра необходимо создать диапазон критериев, где задаются условия поиска данных. верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности повторяют по написанию заголовки полей базы данных. Не требуется включать все заголовки и повторять их порядок. Кроме того, диапазон критериев должен включать хотя бы одну строку под строкой заголовков, содержащую условия. Удобно работать, если диапазону критериев присвоено имя.

После подготовки диапазона критериев надо выполнить команду Данные > Фильтр > Расширенный фильтр. Откроется диалоговое окно "Расширенный фильтр". В этом окне в группе "Обработка" необходимо выбрать одну из опций: "Фильтровать список на месте" или "Скопировать результат на новое место". Указать адрес исходного диапазона и адрес диапазона критериев и нажать кнопку ОК [1,С. 216-218].
1.5 Создание баз данных в Microsoft Access
База данных Access представляет собой одну из наиболее популярных систем управления базами данных, позволяющую создавать базы данных, вводить в них данные и при необходимости редактировать их, осуществлять поиск и отбор необходимых данных на основе заданного критерия, формировать требуемые отчеты.

База данных Access состоит из совокупности объектов: таблиц, форм, запросов и отчетов. В каждой базе данных содержится одна или несколько таблиц. Каждая таблица представляет собой набор упорядоченных данных по определенной системе. В отличие от таблиц Excel в таблицах Access каждый столбец представляет собой поле, которое является категорией информации, в то время как каждая строка содержит отдельную запись, хранящую всю информацию по определенному вопросу. В приложении Access каждое поле может содержать только один тип данных. Пользователь сам может определить поля для хранения текста, чисел, денежных сумм или гиперссылок для связи с Web - страницами или другими документами. Access также включает специальный тип поля - объект OLE, позволяющий вводить объекты (рисунки, анимацию, звук, видеоклипы) из других, представленных в среде Windows, программ.

В Access используются реляционные базы данных, в которые входят несколько таблиц и между ними устанавливаются связи. Эти связи позволяют ввести данные в одну таблицу и связать их с записью в другой таблице через идентификатор. Хранение данных в связанных таблицах имеет ряд преимуществ: отпадает необходимость многократного ввода одних и тех же данных в большое число записей, объем базы данных становится меньше, уменьшается количество ошибок при вводе, упрощается процедура обновления данных. Для просмотра связей между таблицами конкретного приложения в Access используется команда Схема из меню Сервис.

Работа с базой данных подразделяется на две фазы: фазу конструирования базы данных и фазу управления данными. В большинстве случаев фаза конструирования выполняется в режиме конструктора; при этом возможно применение как режима конструктора таблицы, так и режима конструктора формы. После завершения фазы конструирования появляется возможность использовать различные объекты базы данных для управления реальными данными, т.е. становится возможным ввод данных, их редактирование, формирование запросов в базе данных с целью извлечения части данных, создание отчетов и др. При работе с различными объектами базы данных в процессе конструирования и использования этих объектов пользователь переходит из одного режима в другой, при этом меню в панели инструментов также изменяются в соответствии с выполняемыми задачами.

Помимо работы с данными в режиме таблицы эффектным инструментом для ввода, просмотра и редактирования данных в поля базы являются формы. Как правило, форма отображает на экране одновременно только одну запись. Большим преимуществом формы является ее способность одновременно отображать данные из нескольких таблиц.

Отчеты предназначены для вывода на печать данных в удобном виде, аналогично формам они позволяют комбинировать данные одновременно из нескольких таблиц.

Запросы позволяют выбрать определенные данные и подготовить их для использования при формировании отчетов. При этом для отбора необходимых данных одновременно могут применяться несколько критериев. Режим конструктора запросов может также использоваться для получения различного рода обобщающих данных, а также для группировки и упорядочения данных.

До непосредственного создания новой базы данных в компьютере необходимо выполнить несколько предварительных операций:

· определить содержимое полей, т.е. определить перечень реквизитов, значения которых будут помещаться в базу;

· выбрать тип данных для каждого поля;

· продумать структуру базы данных, т.е. определить состав полей и порядок их следования в каждой из таблиц;

· установить связи между таблицами;

· определить конкретные поля, используемые в качестве ключевых вне индексированных полей.

Ключевое поле состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись в таблице. Использование индексированных полей (механизма индексирования) позволяет значительно увеличить скорость поиска и сортировки данных (при этом предварительно формируются индексные механизмы, виртуально упорядочивающие данные по заданному признаку, что, соответственно, увеличивает объем базы данных).

При проектировании структуры базы следует иметь ввиду, что Access позволяет использовать вычисляемые поля, значения которых являются результатами вычислений над хранящимися в базе данными.

При запуске Access на экран выводится диалоговое окно, предлагающее либо открыть имеющуюся базу данных, либо создать новую. При этом значительную помощь при создании новой базы данных может оказать Мастер базы данных. Он предоставляет возможность пользователю выбрать шаблоны, подготовленные для широкого спектра задач - от устройства различного рода коллекций до отслеживания деловых расчетов (для каждого шаблона вызывается соответствующий Мастер). Диалоговые окна, которые Мастер последовательно выводит на экран, позволяют выбрать различные типы данных, стиль оформления экрана, вид отчета для печати и другие атрибуты. В конечном счете, Мастер помогает пользователю создать базу данных, включающую все необходимые объекты. Конечно, у пользователя имеется возможность в дальнейшем внести любые требуемые изменения в базу данных.имеет в своем составе набор Мастеров, ориентированных на оказание помощи при создании конкретных типов объектов базы данных. Так, Мастер таблиц предлагает последовательность шагов по созданию таблицы. При его простоте он предоставляет широкий выбор специализированных таблиц (например, Контакты, Товары и др.), каждая из которых имеет набор часто используемых полей. Отвечая на предложения Мастера, пользователь выбирает образец таблицы и входящие в нее поля (имеется возможность ввести поля и переименовать некоторые поля), задает, при необходимости, ключевое поле, определяет связи между различными таблицами ( между создаваемой и соответствующими в базе таблицами), дает команду на создание формы для ввода данных ( если данные будут вводиться с клавиатуры) и др.

Для модификации структуры таблицы используется режим конструктора, позволяющий добавлять, удалять или менять порядок полей, определять имя, тип данных и другие свойства каждого поля, а также задавать ключевое поле таблицы. С помощью конструктора можно также создать и новую таблицу.

Форма представляет собой окно с набором элементов управления, являющихся визуальными объектами и служащими для ввода и изменения данных, для выполнения других определенных действий. Формы имеют ряд преимуществ:

· они позволяют сфокусировать в конкретный момент времени внимание на главной записи;

· элементы управления на форме можно расположить наиболее целесообразным образом, облегчающим работу с данными;

· некоторые объекты баз данных, такие как рисунки, анимации, звуки и видеофайлы, могут отображаться или воспроизводиться в режиме формы, но не в виде таблицы.

Любая форма может быть распечатана вместе с ее содержимым. Создание формы может быть осуществлено несколькими путями; наиболее широко известен вариант с использованием Мастера форм, который самостоятельно создает форму в соответствии с указаниями пользователя. Более сложным является вариант самостоятельного создания формы в режиме Конструктора. Мастер формы позволяет добавлять в форму поля из различных таблиц и запросов.

В Access 2000 введен новый инструмент - страница доступна к данным, похожая на форму. Она также отображает ряд элементов управления и дает доступ к полям одной или нескольких таблиц или запросов к базе данных. Однако, в отличии от формы, она хранится не внутри базы данных, а в отдельном файле формата HTML, что позволяет открывать файл как непосредственно в Access, так и в браузере. При этом браузер позволяет перемещаться по записям в источнике данных таблицы или запроса и добавлять, модифицировать и удалять данные так же, как это делается в Access. При размещении такого файла на Web-узле с базой данных могут работать другие пользователи, имеющие вход в сеть Интернет. Удобным вариантом создания новой страницы доступа к данным является выбор пункта Страницы на панели Объекты в окне базы данных. При этом активизация кнопки Создать вызывает появление на экране диалогового окна Новая страница доступа к данным [3,С.342-354].
  1   2



Рефераты Практические задания Лекции
Учебный контент

© ref.rushkolnik.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации