Проектирование рабочего места секретаря директора муниципального казенного учреждения "Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений" Орджоникидз

скачать (523.9 kb.)

  1   2   3   4   5   6
Выпускная квалификационная работа
по специальности
"Документоведение и документационное обеспечение управления"
на тему:

"Проектирование рабочего места секретаря директора муниципального казенного учреждения «центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Орджоникидзевского района"


Введение
В самом начале становления индустриализации в нашей стране работник был частью монотонного, повторяющегося процесса. Любые изменения были, как правило, заранее предсказуемы. Целью менеджмента тогда была нейтрализация попыток сотрудников достичь дифференциации в процессе последовательного достижения результатов или демонстрации определенного качества работы. Работники выполняли четко поставленные задания. Если кто-то уходил с работы, замена находилась очень быстро, и вновь прибывший получал точно такие же задания, как его предшественник. Мнения не учитывались, проявление индивидуальности не поощрялось. Строгое соответствие сложившимся стереотипам ценилось очень высоко. К сожалению, подобную картину мы наблюдаем и сегодня во многих компаниях нашей страны. Измерение и анализ результатов работы и самой работы как процесса был очень прост: количество, качество и скорость работы оценивались в зависимости от объема произведенной продукции, количества брака и времени производства. Аналогично очень просто анализировали и оценивали роль рабочего места. Если изменения в нем замедляли производство - они считались плохими, если увеличивали - хорошими.

В современном офисе, где люди заняты интеллектуальным трудом, каждый сотрудник играет гораздо более динамичную и влиятельную роль. Вклад индивидуальности в бизнес определяет ее ценность для компании. Цель менеджмента - стимулировать активность и профессионализм для улучшения бизнес-процессов и результатов бизнеса.

Поскольку замена ценного сотрудника является сложной, а иногда и неразрешимой проблемой в течение длительного времени, возникает новая задача менеджмента - удерживание таких сотрудников.

С другой стороны, анализ работы интеллектуального персонала должен основываться больше на качественных показателях, чем на механических и сухих измерениях, применявшихся при оценке рабочих заводов периода индустриальной цивилизации. Сегодня анализ деятельности сотрудника должен быть привязан к общим результатам бизнеса, таким как прибыльность, доля рынка и, несомненно, удовлетворенность клиента.

Таким образом, оценка работы интеллектуального персонала является важным и в то же время проблемным компонентом анализа рабочего пространства. Люди, занятые интеллектуальным трудом (а это от 70% до 90% персонала современных офисов), в своей работе часто зависят от сотрудничества со своими коллегами, без чего достижение позитивного результата невозможно. Они должны вместе анализировать проблемы и создавать оригинальные решения. Они требуют гибкости и мобильности для выполнения широкого спектра различных задач. Удовлетворение всех этих нужд очень тесно связано с рабочей средой, организация которой имеет огромное влияние на качество и скорость работы. Современный бизнес вышел на качественно новый уровень конкурентной борьбы. Поэтому все большее количество компаний анализируют, как организация и дизайн рабочего пространства влияют на конечный результат, т.е. на прибыль.

Успех любого руководителя во многом зависит от секретаря, ведь именно секретарь берет на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Деятельность секретаря связана с длительной гипокинезией, продолжительным сохранением вынужденной рабочей позы, высоким удельным весом статических физических нагрузок, воздействием вредных факторов связанных с компьютером, большим нервно-психическим и эмоциональным напряжением. При продолжительности работы в подобных условиях у человека снижается работоспособность, появляются проблемы связанные с психическим и физическим здоровьем и в дальнейшем это может сказаться на его трудоспособности. Чтобы избежать подобных последствий государство закрепило право граждан на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены в ст. 37 Конституции РФ. Чтобы обеспечить соблюдение этого права, законодатель разработал ряд государственных стандартов и гигиенических требований по обеспечению охраны труда. Однако многие работодатели не считают нужным придерживаться разработанных государством норм, а часть просто не знает как оптимизировать рабочее место своих сотрудников, это обусловливается состоянием современной эргономики. На данный момент, в ней накоплен огромный фактологический материал о человеке, как ведущем звене в системе «человек-машина». Этот материал требует систематизации, обобщения, осмысления, структуризации и представления его как единого комплекса знаний об эргатических системах, в этом и заключается актуальность данной выпускной квалификационной работы.

Объектом выпускной квалификационной работы является МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района».

Предмет выпускной квалификационной работы это проектирование рабочего места секретаря директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района».

Целью выпускной квалификационной работы является проведение комплексного и всестороннего анализа эргономики рабочего места секретаря руководителя на примере МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» и разработка рекомендаций по оптимизации его рабочего места.

Для достижения цели исследования определены следующие задачи:

1. Рассмотреть историю зарождения и формирования науки эргономики.

2. Выделить понятие, сущность и задачи эргономики в создании безопасных условий труда.

. Исследовать роль, место и функции секретаря в системе управления.

. Охарактеризовать рабочее место секретаря, отвечающее нормам эргономики.

. Рассмотреть структуру организации, функции, задачи и роль секретаря в ее структуре.

. Дать описание рабочего места секретаря и выделить практические рекомендации для улучшения организации его деятельности.

Эргономика как наука начала изучаться сравнительно недавно. Только в начале двадцатого столетия ученые обратили свое внимание условие труда и его влияние на работоспособность человека. Эргономика подробно рассматривалась и изучалась на всем протяжении своего становления и развития. Но до сих пор в теории эргономической дисциплины нет единства мнений по вопросам о понятии эргономики, ее содержании, направлении, задачах и др.

Современные тенденции развития экономики как научной дисциплины, динамичность развития законодательства в области стандартизации создают необходимость глубоких исследований эргономики и дают основание для дальнейшего изучения, данной науки.

В процессе исследования заявленной темы были использованы различные источники: нормативно-правовые акты, статьи периодических изданий, печатные издания, электронные ресурсы.

Теоретическую базу работы составили литературные источники и научные работы отечественных ученых в области исследования эргономики: Волошко Н.И., Генкина Б.М., Литвак И.М., Скриптуновой Е.А., Энговатовой О.А. и др.

Особенно стоит выделить таких авторов как Мунипов В.М., Зинченко В.П., их работы «Основы эргономики» и «Эргономика: человекоориентированное проектирование техники, программных средств и среды» освещают становление, историю, теоретические основы, методологию и проблематику эргономики. В данных источниках раскрывается суть эргономики как универсальной проектировочной дисциплины, ориентированной на создание техники, программных средств, объектов труда и быта с учетом наиболее благоприятных для человека психобиологических и иных параметров. Авторы показывают ее значение в качестве одного из инструментов повышения потребительной ценности, конкурентоспособности и рыночной стоимости товаров и услуг, обеспечения их безопасности, качества и эффективности. Также в данной литературе содержатся многочисленные примеры и практические рекомендации и извлечения из международных стандартов и других нормативно-технических документов.

Также в работе над теоретической частью исследования помогло учебное пособие Абрамова А.А. «Основы эргономики», котором изложены основные понятия и определения эргономики как науки, показаны ее задачи, структура, обозначены цели и связи с другими науками. Раскрыто содержание трудовой деятельности и рассмотрены функциональные состояния работающего человека. Подробно освещены вопросы психологического обеспечения эргономических систем, предъявляемые к ним требования.

Фундаментальное руководство Салвенди «Человеческий фактор. Эргономические основы проектирования производственной среды», посвященное проектированию производственной среды и эргономическому обеспечению здоровья и безопасности труда работающих, оказало помощь при анализе факторов влияющих на трудовые процессы секретаря. В данном пособии обобщаются итоги многолетних исследований, которые ведутся во многих странах по проблемам человеческого фактора.

Также помощь оказала статья Щура Д.А. «Эргономика рабочих мест: требования законодательства». В данной статье автор рассказывает, как возникла наука эргономика и как она развивалась в России. В статье есть описание общих требований к рабочему пространству, а также правила и нормы построение эргономичного офиса.

Для разработки практической части данной выпускной квалификационной работы были рассмотрены и проанализированы статьи авторов: Большовой С.И., Егоровой Н.В., Комаровой Е.С., Рыбченкова Т.В. и др.

Особенно при анализе рабочего места секретаря и распределении его на рабочие зоны помогла статья Бельдовой М.В. «Подсобное хозяйство» секретаря». В данной статье автор распределяет рабочее место секретаря на три сектора: собственно рабочее место секретаря, приемная для посетителей и вспомогательный сектор, который еще можно назвать «подсобным хозяйством». В основном статья посвящена третьему сектору. Автор подробно перечисляет, что должно находиться в шкафах, в аптечке и как должна быть обустроена хозяйственный сектор в офисе секретаря.

Также в работе над практическими рекомендациями в оптимизации рабочего места секретаря был использован анализ факторов влияющих на здоровье человека при выполнении работ на компьютере из статьи Лозовой А.В. «Эргономика офиса - правила комфорта». Также в данной статье дается определение термину «эргономика» и кратко излагается история создания науки эргономики. Автор делится советами, как правильно распределить рабочее пространства по зонам, и какая мебель не будет вредить здоровью офисных сотрудников.

Также в работе применялись электронные источники, в частности информация на официальных сайтах Международной эргономической ассоциации, Межрегиональной эргономической ассоциации, Международного профессионального клуба секретарей и др.

В процессе выполнения работы были проанализированы нормативно-правовые акты: СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, ГОСТ 12.2.049-80, ГОСТ Р 50948-2001, регулирующие стандартизацию в области эргономики, предотвращающие неблагоприятное влияние на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса с использованием компьютерных машин.

Также при анализе ответственности за нарушение требований охраны труда были рассмотрены Кодекс об Административных Правонарушениях РФ и Уголовный кодекс РФ.

При описании структуры, функций и задач «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» был использован локальный нормативный акт учреждения Устав Муниципального казенного учреждения «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Орджоникидзевского района». А при рассмотрении функций секретаря и его роли в учреждении была использована должностная инструкция секретаря директора Муниципального казенного учреждения «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Орджоникидзевского района».

Задачи исследования определяют структуру выпускной квалификационной работы. Она состоит из введения, двух глав и заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

Первая глава работы является теоретической. Первый аспект, который рассматривается в данной главе, это историческое развитие эргономики как науки за рубежом и в России. Как комплексная наука эргономика возникла в 20-х годах прошлого столетия. С развитием технического прогресса возникла проблема, как согласовать использование все усложняющейся техники с физическими и психологическими возможностями людей. Первые исследования в этой области были проведены в наиболее технически развитых странах - прежде всего в Англии, США и Японии. В России исследование в области эргономики получило развитие в начале 20-х гг. XX века.

Вторым аспектом, рассматриваемым в первой главе, является понятие и сущность эргономики. Эргономика - это научная дисциплина, занимающаяся изучением взаимодействия между людьми и другими элементами систем, в профессии, которая использует теорию, законы, данные и методы конструирования в целях обеспечения здоровья человека и оптимизации общего функционирования системы. Также в этой главе формируются цели и задачи данной дисциплины.

Третий аспект, который рассматривает теоретическая глава работы, это характеристика оптимально организованного рабочего места секретаря руководителя, полностью соответствующее номам государственных стандартов и гигиенически требованиям. Также внимание уделяется и роли секретаря в системе управления, раскрывается понятие и функции, которые должен выполнять секретарь руководителя.

Вторая глава это проект рабочего места секретаря директора Муниципального казенного учреждения «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Орджоникидзевского района». Проект состоит из анализа самого учреждения и роли секретаря в нем и подробного анализа самого рабочего места секретаря и практических рекомендаций по его оптимизации.

Данная выпускная квалификационная работа содержит четыре приложения. Первое приложение «Структура МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» демонстрирует сложную конструкцию структуры учреждения. Второе приложение «Макет рабочего места секретаря директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» является графическим изображением, которое наглядно демонстрирует рабочий кабинет секретаря на настоящий момент времени. Третье приложение «Макет рабочего места секретаря директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района» в рамках проекта» также как и второе является графическим изображением и также наглядно показывает рабочий кабинет секретаря, но с учетом всех данных рекомендаций. Четвертое приложение «Проект докладной записки» является документом на имя директора МКУ «Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района», в котором представлены разработанные автором рекомендации по оптимизации рабочего места секретаря. В приложении пятом «Расчеты экономических затрат при реализации проекта» содержатся анализ и расчеты экономических затрат на реализацию данного проекта.

эргономика секретарь рабочий место
  1   2   3   4   5   6



Рефераты Практические задания Лекции
Учебный контент

© ref.rushkolnik.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации