Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

скачать (175 kb.)

  1   2   3


Оглавление





Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3




I. Контроль, как функция управления . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5




  1. Сущность и содержание функции контроля . . . . . . . . . .

5




1.2. Контроль исполнения документов как разновидность

функции контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .







  1. Принципы организации и контроля исполнения

документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .







II. Контроль документооборота, как форма своевременности

исполнения документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .







2.1. Формы и методы контроля исполнения . . . . . . . . . . . . . .







2.2. Организация контроля за исполнением документов . . . . . .







  1. Контроль за исполнением поручений по

официальным документам . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .







  1. Контроль за исполнением постановлений губернатора










  1. Контроль за исполнением входящей корреспонденции







  1. Контроль за исполнением устных и письменных

обращений граждан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .




  1. Повышение эффективности контроля за исполнением

документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .







  1. Пути повышения эффективности контроля за исполнением

документов в аппарате администрации области . . . . . . . .




Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .





Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .





Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .





Введение
Российское государство на протяжении четырех столетий - огромный сложный период отечественной истории - формировало и совершенствовало контрольное дело. В державе всегда осознавалась необходимость строго надзора не только ревизии прихода и расхода государственных средств, защиты обиженных, но и за деятельностью администрации. Контроль не прерывал своего существования в годы смут, войн и революционных потрясений.

Сейчас в нашем обществе раздаются голоса, что с ликвидацией административной системы можно ликвидировать или ослабить также и контроль. Однако известно, что без контроля, т. е. обратной связи, замыкающей систему управления в кольцо, невозможно длительное ее функционирование. В условиях рыночной экономики контроль играет ключевую роль, а уж о слабом контроле не может быть и речи. Особенно важное значение в настоящее время приобретает осуществление действенного контроля исполнения в системе документооборота.

Подготовить документ - это только одна из первых стадий руководства. Проверка же исполнения - центральное звено в организационной деятельности любого учреждения. Хорошо поставленный контроль исполнения вскрывает не только недостатки, предупреждает ошибки, но и придает работе государственного аппарата конкретность и оперативность.

Контроль исполнения документов дает возможность анализировать управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с запланированными, своевременно выявлять недостатки, узкие места, нерешенные проблемы и устранять их, учитывать и обобщать опыт, а главное принимать меры по совершенствованию управленческих решений.

При проверке исполнения документов можно сделать вывод, как качественно выполняется намеченное мероприятие. Безусловно, контроль исполнения - необходимый элемент руководства государством, именно здесь вскрываются недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются причины, порождающие негативные явления.

Предметом рассмотрения данной дипломной работы является вопрос контроля исполнения в системе документооборота.

Целью дипломной работы является анализ выполнения контрольных функций за организацией документооборота в аппарате администрации Вологодской области и разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов контроля.

В задачи работы входит следующее :

  1. Рассмотреть сущность, содержание и виды контроля как одной из важнейших функций управления.

  2. Рассмотреть и провести анализ выполнения контрольных функций за документооборотом в аппарате администрации области.

  3. Разработать мероприятия по совершенствованию форм и методов контроля и провести экономическую оценку их эффективности.

При подготовке дипломной работы использовались следующие методы : монографический, аналитический, интервьюирования.

Глава I. Контроль, как функция управления

1.1. Сущность и содержание функции контроля
Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает прежде всего какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности.

Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано - означает, упустить из виду основную задачу управления - достижение своих целей.

Существуют различные подходы к определению понятия «контроль». Рассмотрим некоторые из них. По мнению авторов книги «Государственная служба: теория и организация»1 контроль является одной из важных функций управления, которая позволяет не только выявлять, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.

Контроль, как считает коллектив авторов книги «Общая теория управления», это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами 2 .

Словарь-справочник менеджера дает такое определение контроля: «Контроль - одна из важных функций управления, призванная обеспечивать правильную оценку реальной ситуации тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации»1 .

В отечественной и зарубежной литературе выделяют и другие аспекты контроля. В частности, авторы книги «Основы менеджмента» рассматривают контроль как процесс, обеспечивающий достижение целей органами власти и управления, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут необратимыми.2 Толковый словарь русского языка С. И. Ожегова трактует это понятие так : контроль - проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.3

Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль являясь одной из важных функций управления, считается средством решения поставленных задач, чертой стиля деятельности руководителя.

В системе управления контроль решает несколько задач :

Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу -

решение задач, стоящих перед органами власти, он должен осуществляться в соответствии с определенными принципами, а именно:

Основной процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы ни была цель его проведения, может быть сведен к трем этапам :

  1. Установление норм (стандартов).

  2. Измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление

фактических результатов с ожидаемыми).

  1. Коррекция отклонения от норм и планов.

Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля отражают в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей.

Второй этап состоит в сопоставлении фактически достигнутых

результатов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.

На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и выбирается один из трех вариантов поведения :

В реальной действительности выделяются три основных вида управленческого контроля :

По форме осуществления все виды контроля схожи, т. к. имеют одну цель - способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым, а различие между ними - только временем существования.

Предварительный контроль осуществляется фактически до начала работ, в период подготовки решения и необходим прежде всего для учета человеческих и финансовых ресурсов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ руководителями подразделений. Контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной

на достижение целей. Текущий контроль обычно существует в двух формах : стратегический и оперативный. Текущий стратегический контроль сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий, как в целом, так и в структурных подразделениях. Текущий оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, то есть соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда.

Заключительный контроль связан с оценкой выполнения планов и составлением новых, а также предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком

поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные функции :

  1. Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

  2. Заключительный контроль способствует мотивации, т.е. руководитель связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.1

  1. Контроль исполнения документов, как разновидность

функции контроля
Контроль играет важную роль и в системе делопроизводства. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Составной частью контроля исполнения является исполнение документов, в которых отражается многогранная деятельность органов государственной власти и государственного управления.

Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.1

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов :

контрольных документов, специального контрольного подразделения.;

специальная контрольная служба или технический работник делопроизводства. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов, как 2 :

«срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения -

- в 10-дневный срок ;

Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов 1 :

Кроме этих документов, на контроль также ставятся :

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов1 :

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило, на сектор контроля учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет помощник, специалист приемной или другое лицо, ответственное за работу с документами. Ответственность за организацию контроля возлагается непосредственно на руководителей структурных

подразделений.



  1. Принципы организации и контроля исполнения документов


От систематичности и целенаправленности организации выполнения документов и контроля их исполнения зависит своевременное и качественное выполнение решений вышестоящих органов государственной власти, решений представительного органа территориального образования, а также собственных решений органа государственного управления. Контроль исполнения распорядительных документов базируется на общих и организационно-технических принципах, под которыми понимаются объективные основы, на которых строится организация и контроль исполнения распорядительных документов органов государственного и муниципального управления. В них абстрагированы объективные условия развития государственного и муниципального управления, а также его закономерности.

К общим принципам, отражающих социально-политическую сторону контроля исполнения, относятся 1 :

Наряду с общими принципами существуют правила, отражающие организационно-техническую сторону контроля исполнения 1 , а именно :

условиям контроля его исполнения.
Из всего вышеперечисленного можно сделать следующие выводы :


  1   2   3



Рефераты Практические задания Лекции
Учебный контент

© ref.rushkolnik.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации