Унификация и стандартизация кадровой документации

скачать (96 kb.)

  1   2
Введение
В большинстве компаний отделы кадров или службы управления человеческими ресурсами больше привыкли заниматься планированием численности работников на предприятиях. Их главная задача - добиться, чтобы на предприятии или в организации было столько работников, сколько должно быть в соответствии со штатными расписаниям.

Но сегодня отделам кадров важно уже добиваться не просто своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше в каждом подразделении.

Среди общей массы управленческих документов выделяются отдельный комплекс. Которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами, документы, регулирующие вопросы приёма на работу, перевода, предоставление отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).

Моя цель заключается в том, чтобы проанализировать все виды унифицированных форм кадровой документации и уметь применять их.

Задачи:

1). Ознакомиться с работой сотрудников отдела кадров

2). Изучит, какие документы входят в состав кадровой документации

3). Провести анализ содержания, структуры, форматов документов, типов носителей.

Унификация кадровой документации составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и п.т. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельность, при этом руководитель несет персональную ответственность за правильное введение, хранение и использование документов.

I. Унификация и стандартизация кадровой документации: анализ содержания, структуры, форматов документов, типов носителей.
1.1.Отдел кадров
Отдел кадров – структурное подразделение в составе службы персонала предприятия. Организационная структура и численный состав отдела определяется штатным расписанием службы персонала, а функции, задачи, полномочия и иные основополагающие вопросы его деятельности положением об отделе кадров.

Сотрудники отдела кадров в повседневной деятельности руководствуются инструкцией о порядке работы отдела кадров, а также должностными инструкциями. Возглавляет данное подразделение и руководит его работой начальник отдела кадров.

Основное предназначение отдела кадрового органа на предприятии является эффективное организационное и документационное обеспечение кадровой работы на предприятии. Организационно-документационное обеспечение является неотъемлемой и весьма важной составляющей деятельности по реализации кадровой политики предприятия.

Место отдела кадров предприятия в системе обеспечения кадровой работы зависит от эффективной деятельности различных служб и подразделений предприятия.

Важно помнить, что организационное и документационное обеспечение не является исключительной прерогативой кадрового органа. В этой работе задействованы также другие органы административного руководства предприятием, образующие управление предприятия (обычно включающее в себя службу персонала).

Эффективная деятельность того или оного элемента системы обеспечения кадровой работы невозможна без предварительного четкого определения его функций и задач. В совпадении функций и задач отдела кадров с направлениями и задачами кадровой работы нет никого противоречия, поскольку кадровый орган предприятия представляет собой один из элементов системы обеспечения кадровой работы.

Таким образом, функции и задачи отдела кадров не только созвучны, но и сонаправлены с функциями и задачами других органов административного управления предприятия, однако при этом они подчинены, прежде всего, интересам организационно-документационного обеспечения деятельности кадровой работы.

Последовательная реализация кадровым органом возложенных функций, а также выполнение вытекающих из них задач, в конечном счете, способствуют современному и полному достижению цели кадровой работы, а именно поддержанию оптимального кадрового состава предприятия. Основные функции кадрового состава предприятия: учетно-контрольная, планово-регулятивная, отчетно-аналитическая, координационно-информационная, организационно-методическая функция. Функции отдела кадров проистекают из его предназначения и в значительной степени представляют собой отражение основных направлений кадровой работы на предприятии.

Реализация учетно-контрольной функции предусматривает обеспечение учета и контроля за кадровыми перемещениями работников

поступающих на предприятие или покидающих его (в том числе временно).

Реализация планово-регулятивной функции предполагает привлечение кандидатов, на предприятие извне, а также на организационно-документационную подготовку перемещений работников внутри предприятия.

Реализация отчетно-аналитической функции обеспечивает изучение работников и результатов их труда на предприятии, их оценку и анализ, а также ведение отчетности по перечисленным вопросам.

Реализация координационно-информационной функции включает в себя организацию профессиональной подготовки работников предприятия, а также удовлетворение устных и письменных обращений работников, в том числе запросов последних на персональную архивно-справочную документацию.

Реализация организационно-методической функции способствует обеспечению надежного и эффективного управления кадровыми процессами внутри предприятия.

Порядок организации и функционирования кадрового органа невозможно рассматривать в отрыве от его организационной структуры и численного состава. Численность состава отдела кадров определяется исходя из содержания задач кадровой работы, организационно-финансовых возможностей предприятия и регламентируются штатным расписанием службы персонала, которое утверждает директор предприятия.

Под организационной структурой отдела кадров подразумевается его основные и вспомогательные подразделения. Как правило, эти подразделения концентрируют свою работу на самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодействуют между собой в процессе повседневной деятельности.

Численный состав отдела кадров характеризуется общим количеством работников данного подразделения, а также количественным соотношением их основных категорий – руководителей, специалистов и исполнителей (как в составе отдела кадров в целом, так и в составе его внутренних структурных единиц). Возглавляет кадровый орган предприятия и руководит его работой начальник – как правило, начальник отдела кадров.

Все сотрудники отдела кадров, включая руководящий состав (заместителей и помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику, который, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю предприятия (его первому заместителю или его заместителю по персоналу).

Если отдел кадров насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником (кроме мини-подразделений). В необходимых случаях в штат отдела кадров могут вводиться должности заместителей начальника (по общим вопросам, по важнейшим направлениям кадровой работы), а также должности помощников начальника. Весьма выигрышным управленческим ходом является совмещение должностей начальников подразделений отдела кадров с должностями заместителей начальника отдела кадров – благодаря этому экономятся средства, усиливается материальная заинтересованность работников, занимающих совмещенных должностей.
Движение кадров
Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью разработана инструкцию, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Отдел кадров предприятия готовит проекты приказов, только по личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документы и личные дела работников выписки из приказов по основной деятельности представляются в отдел кадров канцелярией.
Порядок учета кадров
Учет работников по своему назначению разделяется на персональный, штатно-должностной и статистический.

На всех лиц, работающих на предприятии, составляются и сводятся в действующую картотеку личные карточки по установленной форме № Т-2.

Персональный учет научных работников ведется по учетной карточке научного работника, форма № Т-4.

Личные карточки уволенных постоянно хранятся в алфавитном порядке, отдельно от действующей картотеки, с указанием в карточке даты, номера приказа и причины увольнения работника.

На работников, удостоенных государственных наград, почетных званий, награжденных отраслевыми видами наград, составляются и ведутся учетные карточки награжденных, которые сводятся в картотеку. Учет может вестись и в журнале учета награжденных.

Личные дела составляются и ведутся на работников, перечень которых определяется специально созданной руководителем предприятия комиссией.

Количество экземпляров личного дела определяется необходимостью. Подлинный экземпляр личного дела ведется по месту работы работника. Вышестоящую инстанцию, которая утверждает работников на некоторых должностях, высылается копии документов, заверенная отделом кадров предприятия и скрепленные печатью.

В личное дело включаются документы в следующем порядке:

Далее в личном деле по мере поступления в хронологическом порядке располагаются характеристики, аттестации, представления о назначении, освобождении, увольнении, переводе, направлении на учебу, копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий и другие документы характеризующие работника. Документы личного дела нумеруются.

Докладные, заявления и другие необходимые справочные материалы располагаются во втором разделе личного по мере их поступления.

В дополнение к личному листку по учету кадров относятся на основе соответствующих документов изменения в учетных данных работников, происшедшие после заполнения им личного листка.

Личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименования предприятий, учреждений и организаций. При заполнении сведений о трудовой деятельности указывается время вступления в каждую должность и ухода на основании приказов по личному составу или записей трудовой книжки.

Автобиография пишется в произвольной форме, в которой кроме сведений о себе, и своей деятельности указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие принципиально важное значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника на должности.

О всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных и других учетных признаках (образование и т.д.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во всех их учетные документы.

Основанием для внесения изменений должны служить официальные документы.

Изъятие документов из личных дел производиться с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.

К документам штатно-должностного учета относятся штатно должностная книга и должностная картотека, составленная из должностных карточек.

Штатно-должностная книга ведется отделом кадров предприятия и является документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с действующим штатным расписанием.

Статический учет ведется с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров.

На основании этих данных разрабатываются мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению предприятия специалистами.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану.

Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого нахождения конкретно личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.
1.2. Состав кадровой документации.
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих. Начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

(форма № Т-5);
  1   2



Рефераты Практические задания Лекции
Учебный контент

© ref.rushkolnik.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации