Результирующее содержание организационно-администоративной работы в системе социальных служб, учрежд...

скачать (6033.3 kb.)

  1   2
ТОЛЬЯТТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА
Кафедра «Социальные технологии»

ЛЕКЦИЯ

по дисциплине «Опыт организационно-административной работы в системе социальных служб, учреждений и организаций»

на тему

«Результирующее содержание

организационно-административной работы»

Подготовили: студенты 4 курса

гр. См-401 Захарова О.

Дорожкина Д.

Попцова Н.

Проверила: Головина Е.В.

Тольятти-2007

Тема 6. Результирующее содержание

организационно-административной работы.


  1. Понятие результативности деятельности организации

  2. Факторы результативности организации.

  3. Критерии организационной результативности и виды результатов.

  4. Оценка результативности деятельности организации




  1. Понятие результативности деятельности организации


Можно выделить несколько основных подходов к определению результативности деятельности ор­ганизаций:

1. Понимание результативности как степени до­стижения цели организации. В этом случае важ­но признание динамичности целей и различия между официаль­ными и оперативными целями организации. Такой подход ока­зывается эффективным, если организационные цели конкретны, измеримы и охватывают широкий спектр деятельности организа­ции.

2. Понимание результативности как способности организаций использовать среду для приобретения редких ресурсов. Одним из основных аспектов данной концепции является взаимозависи­мость между организацией и внешней средой предприятия как форма обмена определенными продуктами. В отличие от требо­вания «максимизации», выдвигаемого в других подходах, данная методология предполагает «оптимизировать» использование среды.

3. Понимание результативности как способности организаций достигать максимальные результаты при фиксированных затратах или способности минимизировать затраты при достижении тре­буемых результатов.

4. Понимание результативности как способности к достижению целей на основе хороших («здоровых») внутренних характеристик. По мнению сторонников этого подхода, эффективная организа­ционная структура усиливает удовлетворенность, чувство гарантированности и контроль персонала над деятельностью организации. Основной недостаток данной концепции — чрезмерное вни­мание к средствам достижения целей в ущерб оценке результатов.

5. Понимание результативности как степени удовлетворенности клиентов и заказчиков. Данный подход применим в ситуации, когда мощные группы лиц вне организации способны оказывать существенное влияние на ее функционирование.

По мнению авторов, системный подход — наиболее плодо­творный. Результативность деятельности организации рассматри­вается в этом случае через систему общественных ценностей, от­вечающих потребностям общественного развития, и трактуется как способность системы к выполнению функций целеполагания (формулировка целей в соответствии с потребностями), целеобеспечения (использование социально одобренных целей), достиже­ния цели, экономичности (достижение определенного соотношения между результатами и затратами), факторной обусловленности (учет внешних и внутренних факторов условий функционирования пред­приятия). Данное определение достаточно широко и охватывает как внутренние, так и внешние аспекты эффективности.

Известный экономист Д. Синк под эффективностью органи­зационной системы понимает результативность ее функциониро­вания, которая складывается из следующих семи составляющих:

• действенность — степень достижения поставленных целей;

• экономичность — степень использования ресурсов;

• качество — степень соответствия спецификациям и назначе­нию;

• прибыльность, или соотношение между валовым доходом и суммарными издержками;

• производительность — соотношение количества произведен­ных продуктов к потребленным ресурсам;

• качество трудовой жизни — степень удовлетворения личных потребностей и запросов участников производства в процессе тру­довой деятельности;

• внедрение новшеств как характеристика преобразования на­учно-технического потенциала предприятия.

Исходя из этого результативность системы оценивается через систему показателей, отражающих каждый из названных призна­ков. Данный подход к пониманию сущности и оценки эффектив­ности системы получил широкое распространение в зарубежных системах оценки эффективности деятельности организации и подробно изучается в учебном курсе «Управление производительно­стью».

Сопоставление предложенных подходов с пониманием сущно­сти результативности свидетельствует о многозначности этого по­нятия. Общим для всех определений является представление об результативности как о способности системы к достижению целей, в качестве которых выступают удовлетворение интересов заказчи­ков, оптимальное использование внешней среды, повышение эко­номичности, результативности системы и др.

В силу относительной самостоятельности организаций форму­лируемые ею цели имеют двойственную природу.

Поскольку любая организация является элементом более круп­ной организационной системы и действует в предписанных ей рамках, часть организационных целей формируется сверху. Их можно рассматривать как внешние цели - ограничения или фак­торы - условия (например, изготовление изделий в соответствии с графиком поставок или организация выпуска продукции в коли­честве, указанном в заявке потребителя и др.). Внешние цели ха­рактеризуют те свойства предприятия и среды, которые суще­ственно влияют на ее деятельность и должны быть учтены при оценке эффективности.

Помимо внешних целей организация имеет и собственные вну­тренние, или автономные, цели. Внутренние цели, в отличие от внешних, связаны с выполнением основных функций организа­ций. В зависимости от роли в процессе принятия организацион­ных решений внутренние цели могут быть классифицированы на цели-направления, которые должны быть достигнуты в качестве результата, и условия, определяемые как внутренние цели-огра­ничения. В качестве целей-направлений могут быть названы раци­ональная организационная структура предприятия, совершенная система оперативного планирования и управления, синхронное выполнение процессов и работ и др. К числу целей-ограничений относятся ограничения по ресурсам, затратам на реорганизацию процессов производства и др.

Реализация целей составляет основное содержание результативности организаций. Если цели данного периода не достигнуты, то деятельность организации не может быть признана эффективной. Вместе с тем сам факт получения результата не дает возможности определить эффективно или неэффективно достижение цели, если не установлено соотношение затрат и результатов данной дея­тельности. Требование экономичности деятельности организации пред­полагает установление определенного соответствия между полу­ченными результатами и затратами на их достижение. Если использовать изложенные положения в качестве исходных при определении сущности результативности, то можно сделать вывод, что деятельность организации может быть признана эф­фективной при выполнении следующих условий:

• цели в каждый данный момент времени рассматриваются в ка­честве временных, подвижных, производных от требований, предъ­являемых со стороны как общества, так и самой организации;

• содержание целей отвечает сущностным характеристикам ор­ганизации и отражает внешние и внутренние условия функцио­нирования предприятия;

• поставленные цели успешно достигнуты: достижение целей оправдано затрачиваемыми на это средствами, требуемое соотно­шение затрат и результатов деятельности выполнено;

• для достижения целей использованы принятые, одобренные обществом средства; необходимость этого условия определяется социально-экономической природой системы организации; его выполнение позволяет избежать дополнительных затрат, связан­ных с социальной реабилитацией проводимых работ.

Исходя из этих положений можно сформулировать следующее определение. Результативность деятельности организации — это ее свойство, связанное со способностью организации формулировать свои цели с учетом внешних и внутренних условий функциони­рования и достигать поставленных результатов путем использова­ния социально одобренных средств при установленном соотноше­нии затрат и результатов.

Данное определение отражает и «внутреннюю», и «внешнюю» стороны эффективности организаций, а именно рациональное ис­пользование организационных ресурсов и достижение результата с учетом внешних факторов — условий функционирования орга­низаций.

Как видно из модели эффективности деятельности организа­ции производства, представленной на рис. 1, повышение орга­низационной эффективности возможно при условии, что деятель­ность организации осуществляется в направлении достижения цели, зафиксированной в правом верхнем углу схемы, т.е. если обеспечивается снижение издержек и соблюдаются условия, от­вечающие потребностям общественного развития производства.

Для того чтобы целенаправленно воздействовать на повыше­ние эффективности деятельности организации, необходимо иметь четкое представление о факторах, определяющих ее уровень.


Рис. 1 Модель эффективности деятельности организации.
2. Факторы результативности организации.
Можно выделить три группы взаимообуслов­ленных факторов результативности:

• общесистемные факторы, определяющие пред­посылки эффективного функционирования ор­ганизации, к числу которых относятся степень реализации прин­ципов деятельности организации, организационная культура, обо­снованность системы отбора и оценки организационных решений, наличие организационного механизма, осуществляющего коорди­нацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов;

• внешние факторы-ограничения деятельности организации производства, обусловленные закономерностью коммуникативно­сти систем, основными из которых являются требования внешней среды, ограничения инвестиционных ресурсов;

• факторы управления развитием организации — наличие про­граммы развития организации производства, обеспеченность орга­низационными ресурсами.

По значимости и силе влияния отдельных факторов в их чис­ле можно выделить такие, которые оказывают наиболее сущест­венное воздействие на эффективность системы организации. Эти факторы можно назвать критическими. Эффективность деятель­ности организации в основном определяется именно критически­ми факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют ее параметры.

Приведем характеристику основных критических факторов.

Принципы деятельности организации являются основой по­строения практической работы предприятия. Их реализация по­зволяет повысить результативность за счет согласования и упоря­дочения связей основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой.

Организационная культура является фактором, позволяющим организации опосредованно воздействовать на эффективность при­нимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость меж­ду культурой организации и успехом предпринимательской дея­тельности. Все преуспевающие предприятия наряду с четким пред­ставлением о стратегии своего развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками владе­ют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способ­ствуют достижению высокой эффективности организации. При возникновении проблем на предприятиях с развитой культурой организации ее сотрудники способны оперативно принимать нуж­ные организационные решения, поскольку основополагающие цен­ности организации определены, понятны и воспринимаются все­ми работниками.

Наличие организационного механизма, осуществляющего коор­динацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов. Организационный механизм характеризует субъекты производства и отношения, которые устанавливаются и поддерживаются меж­ду ними в процессе производства, а также формы проявления этих отношений, систему организационных норм и процедур. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправ­ленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ. Если с изменением требований окружающей среды число и характер взаимосвязей элементов ме­няются при условии сохранения или повышения организованнос­ти, то можно говорить о высокой результативности функционирова­ния организации. Привести же организационные отношения в определенный порядок и обеспечить согласованную работу отдель­ных звеньев в меняющихся условиях можно, лишь располагая хо­рошо отлаженным механизмом координации.

Требования внешней среды характеризуют общественные потреб­ности, конкретизированные в свойствах и объемах производства продукции, сроках ее поставки, а также ограничения, связанные с воздействием на окружающую среду и возможностями матери­ального производства. Данные требования необходимо учитывать при формировании организационных целей и выборе путей их достижения. Если этого не происходит, организация теряет «об­щественную» направленность и выступает как закрытая система, реализующая свои собственные цели.

Ограничения инвестиционных ресурсов как фактор эффективно­сти деятельности организации определяют возможность достиже­ния конечного результата, адекватного поставленным целям, с использованием имеющихся финансовых возможностей. В том случае, если организационные проекты, концепции не имеют не­обходимой финансовой поддержки, вероятность их практической реализации и получения эффекта (а это определяющее условие эффективности) незначительны.

Обеспеченность организационными ресурсами. Ресурсы органи­зации дают представление о средствах организационной деятель­ности. В состав этих средств входят работники, а также исполь­зуемые в практической деятельности информация, технические средства, инвестиции. Та часть организационных ресурсов, кото­рая задействуется в процессе организации, образует совокупные затраты или расходы на организационную деятельность. Высокая результативность функционирования организации возможна при наличии необходимых ресурсов и снижении затрат на получение требуемых результатов.

Программа развития организации выполняет функции плани­рования, контроля и регулирования ее деятельности. От того, на­сколько совершенны методы планирования и управления процес­сом развития организации, обоснованы направления организаци­онной деятельности и четко сформулированы цели развития, во многом зависит решение проблемы повышения организационной эффективности.

3. Критерии организационной результативности и виды результатов.
Критерием выступает наиболее существенный признак, служащий мерилом для оценки степе­ни совершенства системы. Экстремальное зна­чение выбранного критерия выражает опти­мальность рассматриваемой системы по выбранной характеристике.

Можно выделить несколь­ко типов критериев оптимальности:

1) глобальный — локальный;

2) внешний — внутренний;

3) максимизирующий результат — ми­нимизирующий затраты.

Глобальный критерий оптимальности оценивает результативность деятельности организации с позиций согласованных друг с дру­гом ее эмерджентных интересов и интересов отдельных элементов, составляющих систему. Локальный критерий оптимальности характеризует результативность функционирования отдельных под­систем организации.

Внешний критерий позволяет оценить результативность органи­зации с точки зрения соответствия поставленных целей и средств их достижения нормативной системе общественных ценностей и выполнения ограничений на ресурсы исходя из целей производ­ственной системы, частью которой она является. Внутренний кри­терий характеризует интересы, свойственные данной организации, и может быть выражен через затраты ресурсов системы при огра­ничениях, накладываемых общественными потребностями.

Организационная система достигает максимального результа­та только при выполнении всех предъявляемых к ней требований. Степень их удовлетворения может быть различной в зависимости от конкретных условий и совершенства разрабатываемых предло­жений по решению отдельных вопросов. Поэтому возникает за­дача разработки вариантов альтернативных мероприятий и выбо­ра оптимального из них. Задача выбора при многокритериальном анализе может быть решена только с помощью группы критери­ев, характеризующих различные стороны результативности.

Результат организации проявляется в трех формах: экономичес­кой, социальной, организационной.

Экономическая форма результата наиболее изучена, для нее раз­работаны соответствующие количественные методы оценки, общие для определения экономической эффективности любых затрат (на реорганизацию производства, создание новых организационных структур, внедрение новой техники и др.). Единство показателей, используемых для характеристики отдачи затрат различного це­левого назначения, и некоторая общность в подходах по их опре­делению обусловливаются узкопрактическими целями тех объек­тов, на которых планируется осуществление данных затрат.

Социальная форма результата от деятельности организации име­ет свою специфическую оценку, хотя и не может быть выражена таким единым синтетическим показателем, как экономическая результативность. При совершенствовании организации существен­но меняются условия труда и производства. Например, развитие деятельности групп качества и сочетание двух организационных форм обеспечения качества производства — административной и общественной — способствуют, по оценкам зарубежных специа­листов, повышению профессиональной подготовки работников, приобретению навыков принятия решений в сложных ситуациях. К социальным результатам относятся повышение престижности труда, технологической дисциплины, усиление ответственности за результаты своей деятельности и др.

Организационный результат организации выражается в усилении взаимосвязи и взаимодействия элементов производст­венной системы и появлении у системы качественно новых свойств, отсутствующих у ее элементов и нехарактерных для них. Проявле­нием организационного результата на уровне подразделений предпри­ятия является повышение согласованности и упорядоченности от­дельных процессов и работ, качества функционирования производ­ственной системы. На макроуровне с организационным результатом связаны такие явления, как возможность реализации крупномас­штабных мероприятий по реорганизации производства, диверси­фикация, интеграция производственных стадий и процессов и др., приводящие к повышению целостности системы и развитию ее эмерджентных свойств.

С учетом отмеченных требований, предпосылок и факторов результативности деятельности организации устанавливаются две группы критериев:

Рассмотрим, как применяются некоторые из наиболее важных критериев результативности организации.

Экономичность характеризует степень использования организа­ционных ресурсов и дает возможность оценить результативность системы в отношении затрат. Ее можно выразить как отношение фактических расходов, связанных с деятельностью, к их норма­тивной или плановой величине. Величина фактических расходов определяется на основе данных бухгалтерского учета и отчетнос­ти. Для определения плановой величины расходов можно исполь­зовать прогнозные и экспертные оценки, нормативы и т.п. Если фактические расходы не превышают нормативной величины, мож­но говорить об экономичности деятельности организации.

Действенность характеризует степень достижения организацией поставленных целей. Например, главной целью и назначением про­изводственной системы является обеспечение высокой экономичес­кой и социальной результативности функционирования предприя­тия на основе оптимизации взаимодействия элементов производ­ства и упорядоченности производственной деятельности или, иначе говоря, на основе повышения организованности системы. Измерить действенность можно путем оценки степени достижения ее основ­ных целей.

  1   2



Рефераты Практические задания Лекции
Учебный контент

© ref.rushkolnik.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации