Аудит расчетов по оплате труда и с подотчетными лицами

скачать (376.4 kb.)

1   2   3
1.3 Первичные документы и регистры по учету труда и его оплаты. Синтетический учет расчетов
Все финансово-хозяйственные операции организации, в том числе и начисление заработной платы, должны быть документально оформлены и обоснованы, штатное расписание – является важным первичным документом. Трудовой кодекс РФ упоминает о штатном расписании в ст. 57, в соответствии с которой существенным условием трудового договора является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Из этого следует вывод, что наличие штатного расписания для организации обязательно. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности учреждения. Оно содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Отметим, что штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом, в частности бухгалтером в необходимом количестве экземпляров, учитывая необходимость его представления в вышестоящие органы. Утверждается расписание главой администрации, изменения в него вносятся в соответствии с распоряжением руководителя учреждения.

Отсутствие штатного расписания может быть квалифицировано как нарушение законодательства о труде и об охране труда.

В бюджетных учреждениях штатное расписание играет немаловажную роль при планировании бюджетных ассигнований на оплату труда и связанных с нею начислениями.

  1. приказы (распоряжения) о приеме на работу – применяются для оформления и учета сотрудников, принимаемых на работу. В приказе или распоряжении указывается должность, условия приема на работу и характер предстоящей работы. Работника под расписку знакомят с приказом, в трудовую книжку вносится соответствующая запись, бухгалтерией открывается лицевой счет работника.

  2. приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора – издается при увольнении. На основании данного приказа бухгалтерия производит расчет с работником.

  3. табель учета использования рабочего времени – применяется для контроля за соблюдением работниками администрации режима рабочего времени и начисления заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, неявок с указанием их причины.

Отметки в табеле о причинах неявок делают на основании соответствующих документов (например, на основании листка нетрудоспособности). Табель заполняют в одном экземпляре на каждый календарный месяц. В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, в нашем случае, бухгалтером, определяется общее количество дней явок, неявок, количество ночных часов, работа в праздничные дни, замещение. Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет. На основании данных табеля рассчитывается заработная плата сотрудникам.

  1. лицевой счет – на основании первичных документов о приеме на работу на каждого работника администрации бухгалтерией заполняется лицевой счет. Лицевой счет является формой, в которой наиболее полно отражается вся информация о начисленных и удержанных суммах, пособиях по временной нетрудоспособности, предоставляемом отпуске льготах по НДФЛ. На основании лицевого счета каждого работника составляется расчетно-платежная ведомость.

Именно на основании лицевых счетов осуществляется выборка данных для справки о заработной плате для начисления пенсии и готовится справка в фонд занятости для начисления пособия по безработице.

При заполнении лицевого счета в него, прежде всего, заносятся персональные данные о работнике: фамилия, имя, отчество работника, его ИНН, номер страхового пенсионного свидетельства, количество детей.

На следующий год открываются новые лицевые счета. Лицевые счета хранятся в архиве администрации 75 лет.

  1. приказ о предоставлении отпуска работнику – при уходе в ежегодный отпуск работники должны написать соответствующее заявление не менее чем за две недели до отпуска. На основании заявления оформляется приказ о предоставлении отпуска, который подписывается главой администрации и сдается в бухгалтерию. На его основании производится расчет отпускных.

  2. записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях – оформляется при определении сумм за отпуск, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством.

Сведения о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа.

В заголовочной части записки-расчета заполняются все необходимые реквизиты, указывается количество дней основного и дополнительного отпуска, за какой период предоставляется отпуск. Далее в таблице указываются суммы заработной платы по месяцам, входящим в расчетный период, количество отработанных дней, рассчитывается средний дневной заработок. Сумма за отпуск определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней отпуска, также рассчитывается сумма налога на доходы физических лиц и сумма к выплате.

  1. расчетно-платежная ведомость – применяется для отражения начисления заработной платы, удержанных и из заработной платы налогов и других сумм, а также для выплаты заработной платы работникам.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре. В соответствующих графах проставляются начисленные суммы по видам выплат, а также другие доходы. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы, определяется сумма, подлежащая выплате работнику. При получении заработной платы каждый работник должен расписаться напротив своей фамилии.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости указывается общая сумма, подлежащая выплате по данной ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации и бухгалтером. В конце ведомости указываются суммы фактически выплаченной и депонированной заработной платы.

Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций, а именно: расчетного документа, платежного документа, и регистра аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.

Журнал операций расчетов по оплате труда является регистром синтетического учета. К нему прилагаются все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели, записки-расчеты и др.).

Больничные листки (листки нетрудоспособности) подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года.

Оплата труда работников является, несомненно, одной из наиболее распространенных операций бюджетных учреждений. Поэтому правильное отражение таких операций в бюджетном учете очень важно для построения всей системы учета данной организации.

Основным нормативным документом, определяющим порядок ведения бюджетного учета в администрации, является Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина от 10 февраля 2006г. № 25н.

Основные бухгалтерские записи, производимые в бухгалтерии администрации при начислении заработной платы и других выплат, следующие:

  1. Начислена заработная плата штатным сотрудникам:

Дебет счета 1 401 01 211 «Расходы по заработной плате»

Кредит счета 1 302 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате».

  1. Начислена оплата труда внештатному персоналу (выплаты по договорам оказания услуг):

Дебет счета 1 401 01 226 «Расходы на прочие услуги»

Кредит счета 1 302 09 730 «»Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг»

  1. Начислено пособие по временной нетрудоспособности:

- за первые два дня оплаты больничного листа (за счет средств администрации):

Дебет счета 1 401 01 211 «Расходы по заработной плате»

Кредит счета 1 302 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»;

- за счет средств Фонда социального страхования:

Дебет счета 1 303 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации»

Кредит счета 1 302 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда».

  1. Начислено выходное пособие:

Дебет счета 1 401 01 262 «Расходы на пособия по социальной помощи населению»

Кредит счета 1 302 16 730 «Увеличение кредиторской задолженности по социальной помощи населению».

  1. Удержан из заработной платы налог на доходы физических лиц:

Дебет счета 1 302 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

Кредит счета 1 303 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц».

  1. Начислен единый социальный налог:

Дебет счета 1 401 01 213 «Расходы на начисления на оплату труда»

Кредит счета 1 303 02 730 «Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации».

  1. Перечислен налог на доходы физических лиц:

Дебет счета 1 303 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц»

Кредит счета 1 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате».

  1. Перечислен единый социальный налог:

Дебет счета 1 303 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации»

Кредит счета 1 304 05 213 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по начислениям на оплату труда».

1.4 Бухгалтерский учет удержаний из заработной платы и расчетов по социальному страхованию в организации
В соответствии с положениями ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работников могут производиться только в случаях, предусмотренных данным Кодексом и иными федеральными законами.

В зависимости от оснований различаются три вида удержаний, производимых из начисленных в пользу физических лиц сумм заработной платы и прочих вознаграждений:

- обязательные;

- по инициативе работодателя;

- по соглашению между работником и бюджетным учреждением - плательщиком дохода.

К обязательным удержаниям относятся:

- налог на доходы физических лиц (регулируется гл. 23 части второй НК РФ);

- алименты;

- административные штрафы и прочие суммы по исполнительным документам в пользу юридических и физических лиц (регулируется Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, принятым Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ, а также Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 119-ФЗ «Об исполнительном производстве»);

Удержания по инициативе работодателя в соответствии с положениями ст. 137 ТК РФ могут производиться в следующих случаях:

- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или в иных случаях;

- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие

счетных ошибок;

- за причиненный материальный ущерб.

Производимые из выплачиваемых в пользу физических лиц сумм удержания должны оформляться надлежащим образом. То есть они должны отражаться в издаваемых приказах (распоряжениях) работодателя (администрации), рассчитываться в строго установленной последовательности и учитываться в регистрах бухгалтерского и налогового учета.

В первую очередь рассчитываются и производятся обязательные удержания. Их последовательность должна быть в порядке перечисления: налог на доходы физических лиц, алименты, прочие удержания по исполнительным листам согласно календарным датам их поступления в организацию.

Такая очередность удержаний определяется конституционной обязанностью всех граждан платить законодательно установленные налоги, а также приоритетностью удержаний алиментов на содержание несовершеннолетних детей или других недееспособных (ограниченно дееспособных) лиц перед другими видами удержаний.

Для производства обязательных удержаний издания приказа не требуется, так как основанием для этого являются положения главы 23 Налогового кодекса РФ (для налога на доходы физических лиц), а также соответствующие исполнительные документы, поступившие в организацию и обязательные для реализации администрацией согласно требованиям Закона об исполнительном производстве.

Налоговая база определяется отдельно по каждому виду доходов, по которым установлены разные налоговые ставки.

Налогообложению по ставке 13 процентов подлежат доходы, выраженные как в денежной, так и в натуральной формах, а также в виде материальной выгоды.

К доходам в денежной форме относятся суммы выплат по заключенным с физическими лицами трудовым договорам и договорам гражданско-правового характера.

В соответствии с налоговым законодательством не подлежат налогообложению: государственные пособия, за исключением пособий по временной нетрудоспособности, пособия по безработице, беременности и родам, иные выплаты и компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим законодательством, суммы единовременной материальной помощи.

Кроме того, в целях налогообложения совокупный объект налогообложения подлежит уменьшению на сумму налоговых вычетов.

Согласно Налоговому кодексу РФ организация вправе предоставлять своим работникам, получающим от них доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, следующие вычеты:

  1. стандартные налоговые вычеты:

- на самого работника в размере 400 рублей за каждый месяц календарного года. При этом налоговый вычет действует до месяца, в котором доход, исчисленный нарастающим итогом с начала года, превысил 20000 рублей;

- на содержание каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет, в размере 600 рублей. Налоговый вычет действует до месяца, в котором совокупный доход работника превысил 40 000 рублей.

Стандартный налоговый вычет на содержание детей предоставляется на основании письменного заявления работника с приложением документов, подтверждающих право на получение данного вычета.

  1. социальные налоговые вычеты:

- на суммы, уплаченные за свое обучение в образовательных учреждениях, а также за обучение своих детей в возрасте до 24 лет в размере фактически произведенных расходов, но не более 50000 рублей;

- на суммы, уплаченные за услуги по лечению, стоимость медикаментов, при этом общая сумма налогового вычета не может превышать 50000 рублей.

Социальные вычеты предоставляются не администрацией, а налоговыми органами на основании письменного заявления при подаче налоговой декларации по окончании налогового периода.

3) имущественный налоговый вычет в сумме, израсходованной физическим лицом на новое строительство или приобретение на территории

Российской Федерации жилого дома, квартиры, или доли (долей) в них.

На бюджетные учреждения, являющиеся в данном случае налоговыми агентами, возложена обязанность удерживать начисленные суммы налога непосредственно из доходов физического лица при их фактической выплате. При этом удерживаемая сумма не должна превышать 50% начисленных в пользу получателя выплат. Если сумма налога превышает такие пределы, то удержания производятся за счет последующих выплат.

Исчисленные и удержанные суммы налога на доходы физических лиц в соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ должны быть уплачены по принадлежности в доход соответствующего бюджета не позднее:

- дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода;

- дня перечисления дохода со счетов организации в банке на счета физических лиц - получателей либо их по их поручению на счета третьих лиц в банках.

Удержания по исполнительным документам производятся на основании поступивших в организацию обязательных к исполнению исполнительных листов и прочих документов, приравниваемых к исполнительным. Очередность исполнения поступивших исполнительных документов должна определяться календарными датами поступления, а также предоставлением приоритета удержаний алиментов на содержание несовершеннолетних детей.

Указанные удержания являются обязательными для администрации.

При исполнении любого исполнительного документа с физического лица может быть удержано не более 50% заработной платы и приравненных к ней платежей и выдач до полного погашения взыскиваемых сумм. Если удержания производятся по нескольким исполнительным документам, за работником должно быть в любом случае сохранено 50% заработка.

Если же по исполнительным документам взыскиваются алименты на содержание несовершеннолетних детей, суммы в возмещение вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца, а также возмещение сумм ущерба, причиненного преступлением, максимально допустимый размер удержаний не может превышать 70%.

Во всех случаях сумма установленных ограничений должна исчисляться от начисленной в пользу физического лица суммы за минусом налога на доходы физических лиц.

При поступлении исполнительных документов в учреждение они должны быть зарегистрированы и переданы в бухгалтерию под расписку ответственному лицу. В бухгалтерии эти документы также регистрируются и далее хранятся как бланки строгой отчетности.

Удержание алиментов производится с соблюдением положений Семейного кодекса РФ. Основаниями для производства удержаний алиментов могут являться письменные заявления граждан о добровольной уплате алиментов; нотариально удостоверенное соглашение об уплате алиментов; исполнительные листы судебных органов.

Поступившие в бухгалтерию организации исполнительные листы или заявления плательщика регистрируют в специальном журнале и хранят как бланки строгой отчетности. Удержание алиментов на содержание несовершеннолетних детей устанавливается в размере: на одного ребенка – 1/4, на двух детей – 1/3, на трех детей и более – 50 процентов заработка (дохода). Алименты не взыскиваются с суммы материальной помощи, единовременных премий и иных выплат, не носящих постоянный характер.

Удержание за причиненный материальный ущерб работником, с которым заключен трудовой договор, производится в соответствие с Трудовым кодексом РФ.

Материальная ответственность работников за причиненный ущерб организации подразделяется на полную и ограниченную.

Полная материальная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником.

Согласно законодательству работника в большинстве случаев можно привлечь лишь к ограниченной материальной ответственности, т.е. с него можно удержать сумму, не превышающую его среднего месячного заработка.

Взыскание производится по распоряжению руководителя организации.

Размер всех удержаний по инициативе работодателя (администрации) не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы работника.

Расчет сумм удержаний также должен производиться от начисленных сумм за минусом исчисленных к удержанию сумм налога на доходы.

Если удержания по инициативе администрации производятся наряду с удержаниями по исполнительным документам, удержания по инициативе администрации должны производиться с таким расчетом, чтобы вместе с удержаниями по исполнительным документам они не превышали 50% зарплаты, причитающейся работнику.

Приказ о производстве удержаний по инициативе администрации, изданный в установленный законодательством месячный срок, должен быть доведен под роспись работника, с которого удерживаются соответствующие суммы.

Если месячный срок для издания приказа администрацией пропущен или же работник не согласится с основанием и размером удержаний, удержания в соответствии со ст. 137 Трудового кодекса РФ могут быть произведены только в судебном порядке.

При этом удержания в возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы, могут производиться без издания письменного распоряжения работодателя, а взыскание суммы причиненного ущерба, не превышающей среднемесячного заработка виновного работника, в соответствии со ст. 248 Трудового кодекса РФ может быть произведено по распоряжению работодателя без согласия работника.

В случае если обязательные удержания производятся ежемесячно на протяжении длительного времени (например, удержание алиментов одновременно с ежемесячными удержаниями по исполнительным документам за ущерб, причиненный здоровью физических лиц), удержания по инициативе администрации вообще не могут быть произведены. Погашение задолженности работника перед организацией возможно только добровольным внесением сумм в кассу или через обращение в суд.

После производства удержаний по инициативе администрации из начисленных в пользу физических лиц сумм заработной платы, прочих выплат и выдач рассчитываются суммы удержаний, основаниями для которых являются соглашения между работодателем (администрацией) и физическими лицами. Такие удержания осуществляются вне зависимости от производства прочих удержаний.

На пособия по социальному страхованию (при временной нетрудоспособности, по беременности и родам, уходу за ребенком в период частично оплачиваемого отпуска и другим), а также на пособия по безработице взыскания могут налагаться только по решению суда, судебному приказу о взыскании алиментов либо нотариально удостоверенному соглашению об уплате алиментов или по решению суда о возмещении вреда, причиненного здоровью, и возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца.

Согласно закону о муниципальной службе муниципальный служащий обязан ежегодно не позднее 30 апреля года, следующего а отчетным представлять сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

Под начислением ЕСН следует понимать:

- исчисления налога в федеральный бюджет, Фонд социального страхования, Федеральный и территориальный фонды обязательного и медицинского страхования по разным налоговым ставкам;

- расчет налоговых вычетов страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;

- применение налоговых льгот;

- учет расходов на цели социального страхования.

Объектом налогообложения признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организацией в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

В налоговую базу (в части суммы налога, подлежащей уплате в Фонд социального страхования Российской Федерации) не включаются также любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, авторским и лицензионным договорам.

Налоговым периодом признается календарный год.

Отчетными периодами по налогу признаются первый квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.

Администрация начисляет и уплачивает ЕСН по следующим налоговым ставкам в соответствующие фонды:

- 20 % - в федеральный бюджет;

- 2,9 % - в фонд социального страхования;

- 1,1 % - в федеральный фонд обязательного медицинского страхования;

- 2 % - в территориальный фонд обязательного медицинского страхования.

Кроме того, ежемесячно отчисляются взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Как бюджетное учреждение, администрация относится к первому классу профессионального риска, которому соответствует тариф взносов в размере 0,2%.

Сумма налога, подлежащая уплате в Фонд социального страхования Российской Федерации, подлежит уменьшению налогоплательщиками на сумму произведенных ими самостоятельно расходов на цели государственного социального страхования, предусмотренных законодательством Российской Федерации. В частности, это могут быть расходы, связанные с выплатой пособия по временной нетрудоспособности, пособия при рождении ребенка, пособий по уходу за ребенком и т.д.

Сумма налога (сумма авансового платежа по налогу), подлежащая уплате в федеральный бюджет, уменьшается на сумму начисленных за тот же период страховых взносов (авансовых платежей по страховому взносу) на обязательное пенсионное страхование (налоговый вычет) в пределах таких сумм, исчисленных исходя из тарифов страховых взносов.

В течение отчетного периода по итогам каждого календарного месяца бухгалтерия производит исчисление ежемесячных авансовых платежей по ЕСН, исходя из величины выплат и иных вознаграждений, начисленных (осуществленных для налогоплательщиков - физических лиц) с начала налогового периода до окончания соответствующего календарного месяца, и ставки налога. Сумма ежемесячного авансового платежа по налогу, подлежащая уплате за отчетный период, определяется с учетом ранее уплаченных сумм ежемесячных авансовых платежей.

Уплата ежемесячных авансовых платежей производится не позднее 15-го числа следующего месяца.

Данные о суммах исчисленных, уплаченных авансовых платежей, данные о сумме налогового вычета, а также о суммах фактически уплаченных страховых взносов за тот же период администрация отражает в расчете, представляемом не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, в налоговый орган.

Ежеквартально не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, организация обязана представлять в региональные отделения Фонда социального страхования Российской Федерации сведения (отчеты) по форме, утвержденной Фондом социального страхования Российской Федерации.

Налоговая декларация предоставляется администрацией не позднее 30 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Для создания декларации и расчетов по ЕСН администрацией эффективно используется программа «Налогоплательщик», которая позволяет качественно и в сжатые сроки оформить и представить данные документы в налоговый орган. С 2008 года также планируется переход на предоставление налоговой отчетности через Интернет. Это в свою очередь, позволит бухгалтерии сдавать отчетность непосредственно на рабочем месте, не затрачивая лишнее время в очередях, получать в любое время информацию о состоянии расчетов с бюджетом.

Данные по уплате страховых взносов администрации должны совпадать с данными Пенсионного фонда.

Таким образом, на примере конкретного бюджетного учреждения был рассмотрен порядок ведения расчетов по оплате труда.

Бухгалтерский учет неразрывно связан с такими дисциплинами как анализ и аудит, поэтому далее будут изучен порядок анализа трудовых показателей и аудиторской проверки расчетов по заработной плате.

1   2   3

1.3 Первичные документы и регистры по учету труда и его оплаты. Синтетический учет расчетов



Рефераты Практические задания Лекции
Учебный контент

© ref.rushkolnik.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации